Start med din passion – og få dit drømmeprojekt. Det handler om ledelse…

BONUSARTIKEL // DANSK PROJEKTLEDELSE #1/2018  og #2/2020

Får du et ofte et drømmeprojekt forærende? Hvis svaret er ja – så tillykke – det er jo fantastisk. Men jeg tror, vi er mange, som har oplevet at stå med et projekt, hvor vi har spurgt os selv, hvorfor det projekt mon lige landede på vores bord.

Brug din passion

Realistisk set er er det sjældent du får dit drømmeprojekt forærende upfront. Men for at få et godt projekt er du nødt til først at tænde op under din egen passion. Reflektér over hvad der tidligere har gjort dig passioneret (og det modsatte) og især, hvad du selv har gjort for at finde det frem. Det kan handle om at finde frem til, hvad du kan tilføre projektet med alt det du kan og står for. Og det er med garanti en masse!

Den udfordring stod jeg selv med for nylig, da mit jobscope ændrede sig. Til at starte med var jeg vred og skuffet, fordi jeg faktisk var ret glad for det jeg lavede – og ikke umiddelbart tændte på 'det nye projekt'. Men så tog jeg udfordringen op og tænkte, at der nok var en mening med det hele – at jeg skulle ud af min Comfortzone for at udvikle mig (en stærk passion for mig).

Figur. Kierkegaard og vælge sit mind-set

Jeg ynder at bruge Søren Kierkegaard som inspiration og i min træning af projektledere. Det er en gave at blive tilbudt et projekt, men opgaven er at gøre projektet til dit. Det kræver refleksion og selvledelse. Og i min nye situation måtte jeg smerteligt erkende, at det jo nok også gjaldt mig selv.

Stille og roligt begyndte jeg at finde nye spændende muligheder for at trække på noget af det jeg er god til og samtidig lære nyt. Og i dag kunne jeg ikke ønske mig det anderledes.

Og moralen? Stop op, reflektér og giv dig tid til at finde de gode aspekter i dit projekt. De er der, hvis du vælger at tro på det og aktivt opsøge dem. Og først når du er der, kan du sprede din passion til glæde for dine omgivelser og kolleger i projektet. Og dermed skabe et fedt projekt.

Det handler om ledelse – først indad… 

Det er således min klare erfaring, at du gør en afgørende forskel for dit projekts start ved at fokusere bevidst på dit lederskab – først og fremmest i forhold til dig selv. Og dernæst – eller til dels parallelt – i forhold til din projektejer og dit team. Dit lederskab er vigtigt, både for at kunne levere et godt output – men så sandelig også for energien i teamet. De to ting er tæt forbundne og kræver dit rettidige fokus.

Brug evt. en sparringspartner eller inspirator i din proces. Det kunne meget vel være din projektejer. I to skal tilsammen udgøre et stærkt team, som tror på og brænder for projektet.

Forstå og byg relation til din projektejer 

Min grundantagelse her er, at dit projekt har en ejer – en person, typisk linjeleder i forretningen som har et erkendt behov, som dit projekt skal hjælpe med at dække. Min antagelse er også, at denne person er formand for projektets styregruppe.

Det er helt centralt for dit projekts succes, at du forstår og får opbygget en god relation til din ejer – og at projektet er vigtigt for ham (M/K). Hvis du aldrig har arbejdet sammen med ham før, ville jeg forhøre mig lidt hos kolleger som har erfaring. Bare for at være lidt forberedt på hvad du kan forvente dig af dit første møde. Er det fx godt med en klar struktur for mødet eller er det bedre med en mere åben agenda?

Når det så er sagt, mener jeg altid det er vigtigt at gøre sine egne erfaringer og ikke blive for forudindtaget inden første møde. Men bare en smule forberedelse og ellers et åbent sind og et mål om at forstå (før du prøver gøre dig forstået) vil jeg mene er et godt udgangspunkt for dit første møde. Prøv i løbet af de første 2-3 møder at få indblik i følgende:

• hvem er din ejer som person og hvilken forskel kan dit projekt potentielt gøre for ham, når det er lykkedes? Prøv at forstå situationen nu – og ønskesituationen bagefter (så har du hans passion og en retning for dit projekt)

• hvordan finder I bedst tid sammen undervejs i projektet til at lede fremdriften mest effektivt?

• hvem skal være med i styregruppen og hvordan sikrer din ejer deres commitment? Og opbakning fra projektets sponsor. Hvem er øvrige vigtige stakeholders og hvordan håndterer I dem?

Spil hinanden gode – vær fleksibel og konstruktiv

En vigtig læring jeg har gjort mig er, at I skal ’spille hinanden gode’. I udgør tilsammen et stærkt lederteam til at lede hhv. op (styregruppe/sponsor), ud (stakeholders) og ned (teamet) i projektet.

Lad være med at fortabe dig i uvæsentlige detaljer om, hvad din ejer burde/ikke burde gøre. Men vær den konstruktive og fleksible projektleder, som bidrager med de gode løsninger. I VELUX har vi opstillet retningslinjer for den gode adfærd – gennem do’s and don’ts for projektlederen (og for de andre kritiske roller i projektet).

I disse retningslinjer er en konstruktiv adfærd helt gennemgående – på helt samme måde som i vores lederværdier som sådan. Det er bare federe at arbejde sammen med en projektleder, som søger løsninger fremfor problemer.

Du skal selvfølgelig også sige til og fra – og fortælle, hvad du har brug for fra din ejer. Det kan faktisk være en stor hjælp for ejeren – og for projektet – med din rettidige 'turden'. Hos VELUX taler vi nogen gange om, at vi som projektledere skal 'forstyrre' vores ejer med passende mellemrum for at sikre den gensidige forståelse og relevante handling.

Men alt dette kommer lidt henad vejen. Først fokus på relationen, tilliden og den fælles opgave. Efterhånden som tilliden opbygges kan I udfordre hinanden mere og for alvor spille hinanden gode.

Skab tillid og engagement (passion) i dit team 

Du har brug for dine teammedlemmers passion i dit projekt – på samme måde som du har brug for din egen, i hvert fald hvis du ønsker et drømmeprojekt – for alle parter. Jeg mener, dette starter bedst med en 1-til-1 dialog med hver enkelt teammedlem. Sørg for både at komme omkring deres ønsker og bekymringer ved at blive en del af projektet.

Spørg helt åbent og brug det som anledning til at lytte og forstå deres motivation. Det er virkelig godt givet ud at udvise den slags interesse. Du påbegynder umiddelbart en opbygning af tillid – og især hvis du går ind i dialogen med et helt åbent sind og (som med ejeren) først og fremmest har til formål at lytte. Du får desuden relevante indsigter i deres motivation og viden – foruden at deres bekymringer specifikt kan give input til projektets risici.

Du skal selvfølgelig også dele dine tanker og viden om projektet og fortælle, hvor du ser dem spille en rolle og hvad du har af forventninger til personen. Find den rette balance mellem dine/ projektets ønsker og behov og deres.

Når du har talt med hvert enkelt team medlem, kan du med fordel samle teamet til et kick-off. Et arbejdsmøde som både har til formål at producere projektets fundament (målhierarki, plan, risiko og stakeholder analyse) men også en start på et godt team samarbejde. Husk begge dele i din planlægning – og i dit lederskab som sådan.

Min næste artikel vil omhandle gode erfaringer med et udbytterigt projekt kick-off samt opstilling af klare mål for projektet. Og udbytterigt vel at mærke både i forhold til indhold og passion i projektet… Det er min klare overbevisning, at man har brug for begge dele for at skabe drømmeprojektet.

For at få dit eget drømmeprojekt kan du overveje følgende spørgsmål:

• hvad er din passion? Hvornår/i hvilke situationer kan du mærke, at du brænder for dit projekt? Og hvad kan du selv gøre for at få mere passion?

• hvilke tiltag kan du gøre/gør du allerede for at du og din ejer kan spille hinanden gode?

• hvornår har du sidst haft dialoger med dit team, som handlede om deres motivation snarere end (eller i relation til) projektets leverancer? Prioriteret tid til at spille hinanden gode i teamet?

• Spørg evt. en god kollega om feedback på dit lederskab…//

Skrevet af Tine Kragh Nielsen, April 2018